Tips Menyimpan Piagam Izin Operasional TPQ Madin Ponpes. cara mudah menemukan dokumen daripada nyimpennya terlalu primpen.
pontren.com – assalaamu’alaikuum, berikut adalah saran bagi para pengelola lembaga bagaimana melakukan penyimpanan terhadap dokumen.
baik berupa izin operasional Taman Pendidikan Alquran maupun Madrasah Diniyah dan Pondok Pesantren.
Bukti bahwasanya lembaga pendidikan Islam diakui keberadaannya adalah dengan adanya piagam terdaftar bagi TPQ dan Madrasah Diniyah Takmiliyah dan Piagam Izin Operasional bagi Pondok Pesantren.
Piagam ini diberikan setelah adanya pengajuan dari lembaga dan memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku. Masa berlaku izin ini ada dua macam. Untuk Madrasah Diniyah Takmiliyah dan TPQ belum ada ketentuan batasan waktu.
Baca :
- Kisah Menarik Gus Mus pakai sepatu dan Celana Panjang Gus Ghofur sarungan
- Humor Wanita Cantik dan Cermin Kaca
- Menjadi Guru TPQ yang baik
Sedangkan pada pondok pesantren berlaku selama 5 tahun sejak tanggal izin dikeluarkan. Sebelum 6 bulan masa izin berlaku selesai, pondok pesantren bisa mengajukan pembaharuan izin.
Utamanya bagi TPQ, cara penyimpanan ini akan memudahkan lembaga jika suatu saat TPA mengalami mati suri atau pergantian pengurus.
Adakalanya suatu TPQ yang istirahat beberapa saat ketika di hidupkan kembali mengalami perubahan nama, sehingga mengisruhkan data di Kemenag Kabupaten.
Antisipasi kejadian diatas maka salah satu kiat dengan cara penyimpanan piagam yang akan disampaikan dibawah ini.
Hal yang perlu dipersiapkan untuk penyimpanan piagam terdaftar dan izin operasional
Untuk menyimpan piagam operasional dengan praktis dan mudah ditemukan kembali, berikut barang dan kelengkapan yang perlu dipersiapkan
- Piagam izin operasional itu sendiri
- Plastik press atau laminating (biasanya dijual di fotocopy)
- Fotocopy piagam terdaftar
- Map
- Scanner
- Email untuk log in emis beserta nomor handphone untuk email
- Pigura
Setelah semua sudah tersedia, berikut langkah langkah untuk mengamankan piagam tersebut
Fotocopy dan scan piagam terdaftar
Scan dan fotocopy ini dipergunakan sebagai master data jika nanti dibutuhkan dalam administrasi, misalnya data emis, pengajuan bantuan, verifikasi lembaga maupun akreditasi.
Kemudian simpan fotocopy piagam terdaftar atau izin operasional beserta lampirannya pada map yang sudah dipersiapkan.
Berilah nama pada map dengan jelas, misalnya master arsip izin operasional.
Simpan hasil scan lembaga flashdisk dan back up di facebook atau google drive maupun penyimpanan online gratis lain yang biasa anda gunakan.
Ada baiknya di simpan pada google drive dengan alamat email yang dipergunakan untuk log in EMIS
Laminating atau Press piagam asli dalam plastik
Setelah selesai scanning dan fotocopy, maka masukkan ke dalam plastik yang biasa untuk piagam.
Dengan berada dalam plastik akan mengamankan kertas izin dari basah cipratan air maupun dimakan rayap.
Pasang pada Pigura/Bingkai
Selesai kegiatan laminating atau press dengan plastik, taruhlah piagam tersebut pada pigura yang ukurannya sesuai.
Selesai terpasang pada pigura, selanjutnya pajang di tempat dalam ruangan lembaga.
Untuk kelengkapan lain misalnya lampiran izin operasional bisa ditempatkan pada pigura juga baik menyatu atau bingkai tersendiri
Manfaat Piagam disimpan seperti ini
Dengan terpajangnya piagam asli pada dinding ruang lembaga maka akan mudah ditemukan jika diperlukan.
Sedangkan jika memerlukan administrasi tentunya yang dibutuhkan hanyalah fotocopy atau scan izin tersebut.
Dengan begitu maka piagam tersimpan ditempat yang mudah ditemukan, aman terkendali dan arsip sudah siap setiap saat dipergunakan.
Ada baiknya email untuk log in emis ditulis pada pigura beserta password nya sehingga jika suatu saat terjadi pergantian operator akan mempermudah dalam entry data. Cak lemper salam lontong. wilujeng sonten, salam kenal dan wassalaamu’alaikuum.
