PERBAIKAN PERUBAHAN DATA POKOK PESANTREN yang memerlukan ubahan dokumen karena pergantian nama, yayasan atau apapun itu yang mengakibatkan berubahnya data pondok pesantren.
pontren.com – assalaamu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh, dahulu saya pernah menemukan adanya perubahan nama pondok pesantren.
Alasan berubahnya nama ini karena ada penyandang dana yang memberikan sokongan lumayan berarti bagi suatu lembaga.
Entah memang syarat penyandang dana atau penghormatan lembaga kemudian mengubah nama pondok pesantrennya.
Semula bernama al-‘Urwatul Wustqa menjadi Daarul Amal.
Tentunya perubahan ini memerlukan penanganan administrasi, semisal pada piagam pondok pesantren maupun data online yaitu EMIS.
Bagaimana jika ada kejadian seperti itu menimpa pada lembaga pondok pesantren yang anda kelola?
Cara mengurusnya seperti apa? Syarat yang perlu disiapkan apa saja?
Berikut adalah arahan yang beredar pada grup JFU dalam menangani perubahan atau perbaikan data pondok pesantren mengacu pada arahan Jakarta.
Dokumen PERBAIKAN PERUBAHAN DATA POKOK PESANTREN yang perlu disiapkan
Setidaknya ada 3 surat berasal dari lembaga berbeda untuk melakukan ubahan data pokok pada pondok pesantren, yaitu surat Keterangan Kemenag, Domisili Desa/Kelurahan, dan Pernyataan pimpinan pesantren.
Lebih rinci mengenai dokumen surat sebagai berikut;
Surat Keterangan dari Kemenag, menerangkan tentang keterangan dan alasan perbaikan/perubahan data pokok pesantren.
Dalam mendapatkan surat ini mestinya lembaga membuat surat permohonan ke Kemenag perihal perubahan data beserta alasan pengubahan. Lengkap dengan dokuman untuk mengubah data lembaga.
Surat Keterangan Domisili dari Kelurahan/desa. yang mengurus adalah pondok yg ingin melakukan perbaikan/perubahan dokumen resmi.
Pada beberapa kejadian, ada salah paham lembaga mengenai surat keterangan domisili, maksudnya yang membuat surat ini pastikan dari pihak kelurahan atau desa lengkap dengan tanda tangan dan stempel kelurahan atau desa.
Bukan surat keterangan domisili dengan tanda tangan ketua yayasan atau pimpinan pesantren.
Surat Pernyataan bermaterai 10.000 dan tandatangan dari pimpinan Pesantren, yang menyatakan ingin melakukan perbaikan/perubahan data pokok pesantren. yang mengurus Pesantren yg ingin melakukan perbaikan/perubahan data.
Apabila pesantren pendiriannya oleh Yayasan atau Ormas, ada syarat tambahan berupa dokumen SK Kemenkumham dan Akta Notaris (sesuai juknis).
Nah begitulah cara menangani perubahan data pokok pada piagam pondok pesantren ataupun data EMIs, selanjutnya pihak Kemenag berkoordinasi dengan Kanwil berlanjut ke pusat untuk mendapatkan pelayanan sebagaimana SOP.
Format Surat
Nah perihal bagaimana bentuk surat keterangan Kemenag, domisili lembaga maupun pernyataan pimpinan pondok pesantren tidak ada contoh resmi oleh Kemenag.
Sebagaimana edaran WA yang memberikan noted sebagai berikut;
CATATAN:
- Tidak ada format baku untuk surat keterangan dari Kemenag
- Tidak ada format baku untuk surat pernyataan pimpinan
Kiranya demikian penjelasan kami pada Edaran Verval Data Pesantren, di luar Juknis. Demikian dan terima kasih..
Selamat siang, bagi yang sedang galau semoga segera bahagia, wassalaamu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh.
