Pengelolaan Idarah pada Manajemen Masjid

Informasi tentang pengelolaan dan manajemen bidang Idarah pada masjid berdasarkan Keputusan Dirjen Bimas Islam nomor DJ.II / 802 Tahun 2014 tentang Standar Pembinaan Manajemen Masjid Bab IV Pembinaan idarah.

Pontren.com – Assalamu’alaikum, sekedar mengingatkan bahwa masjid berfungsi sebagai tempat melaksanakan ibadah sholat, lokasi untuk mengayomi dan pembinaan umat di sekitar secara aktif. Fungsi masjid yang sangat luas sehingga diperlukan adanya idarah atau pengelolaan.

Yang disebut dengan idarah adalah kegiatan pengembangan dan mengatur kerjasama dari banyak orang dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu.

Dengan begitu maka yang dimaksud dengan idarah masjid yaitu supaya lebih mampu mengembangkan kegiatan, semakin dicintai jamaah dan berhasil membina dakwah di lingkungan masjid dan sekitarnya, termasuk pengertian idarah adalah perencanaan, pengorganisasian, pengadimistrasian, keuangan dan keuangan.

Perencanaan

Pertama – Takmir Masjid dalam ditugaskan pada apapun semestinya mempunyai kemampuan memimpin atau leadership, memiliki kemampuan keseluruhan tugas dan permasalahan dan bidangnya dan merumuskan rencana yang akan dilakukan ersama secara baik, efisien dan efektif.

Kedua – Seluruh unit kepengurusan harus memiliki rencana yang jelas dan kongkret dalam bidangnya. Suatu rencana yang kongkret berisi beberapa aspek yaitu ;

• Apa saja isi rencana, tujuan serta target dari rencana dimaksud;
• Mengapa rencana tersebut dibuat dan apa saja alasan maupun latar belakangnya;
• Bagaimana perencanaan ini di ejawantahkan dijelaskan dengan lengkap teknik beserta tahapannya;
• Oleh siapakah dan atau sasaranya, apakah seorang atau sekelompok orang maupun organisasi maupun panitia, dijelaskan organisasisnya, baik yang melaksanakan maupun sasarannya;
• Kapan pelaksanaan. Hal ini mencakup berapa lama dan kapan. Sebaiknya lengkap dengan jadwal dari hari kehari, sejak persiapan, pelaksanaan, evaluasi serta pelaporan;
• Dimana kegiatan atau hal dimaksud dilaksanakan dengan menyebutkan nama kota desa ruang ataupun semacamny;
• Jumlah biaya. Semua dibuat dengan detail, darimana sumbernya dan peruntukannya.

Ketiga – Takmir masjid atau pengurus perlu melakukan koordinasi dengan cara rapat dalam rangka persiapan dan realisasi rencana yang dibuat. Rapat pengurus masjid sebaiknya dilaksanakan secara terjadwal dan periodik satu kali dalam satu bulan atau dwi mingguan. Adapun waktu Pelaksanaan rapat telah ditetapkan sebelumnya.

keEmpat – Beberapa hal yang harus dipersiapkan dalam kegiatan rapat adalah;

• acara yang jelas. Yaitu kapan waktunya dimana tempat pelaksanaan, siapa yang menjadi pembicara, panitia, undangan, peralatan apa saja yang perlu disiapkan, untuk apa kegiatan dilakukan, biaya yang dibutuhkan, dan peruntukan dana serta darimana sumber dana didapatkan;
• target rapat harus jelas dan kongkret;
• pemimpin rapat harus mengetahui secara mendalam apa yang hendak dicapai;
• ketegasan pimpinan rapat. Tegas dalam artian selalu mengarahkan rapat pada tujuan dan target yang telah ditentukan di awal;
• menjaga waktu. Yaitupelaksanaan rapat tepat di awal waktu sesuai dengan undangan yang tertulis dan durasi waktu rapat sebaiknya kisaran 2 jam dan maksimum 3 jam;
• pemimpin rapat harus siap dalam beberapa pilihan keputusan rapat. Suatu rapat dimaksudkan sebagai sarana menguji pemecahan yang sudah terpikir maupun tertuliskan. Pemimpin rapat harus bijaksana, agar sifat suatu rapat terpelihara selalu dengan baik;
• keseluruhan keputusan serta jalannya rapat dicatat dalam notulen rapat. Notulen membuat ringkasan isi pembicaraan, kesimpulan serta data waktu serta peserta rapat. Notulen seharusnya tersusun dengan baik oleh sekretaris begitu rapat selesai, selanjutnya diperbanyak dan dikirim kepada peserta rapat baik yang datang maupun tidak hadir. Manfaat dari notulensi yaitu merekam keseluruhan kesimpulan rapat dengan maksud dapat dikoreksi dan yang tidak datang dapat segera mengetahui keputusan yang diambil.

Kelima – pengurus atau takmir masjid dalampelaksanaan kegiatan dapat membentuk panitia, maksudnya adalah organisasi yang sifatnya sementara. Masa bakti suatu panitia dapat satu bulan sampai dengan selesai tugas yang diemban. Susunan serta keluasan panitia menyesuaikan dengan banyaknya urusan tugas.

Contoh tugas tugas kemesjidan yang kepanitiaan diperlukan didalamnya adalah;

• Peringatan maulid nabi, isra mi’raj, tahun baru muharram, dll[
• Pembangunan yang berkaitan dengan masjid misalnya, sekolah, tempat wudhu, menara, dll
• Rehab masjid;
• Membuat Taman Pendidikan Al Qur’an

Organisasi Kepengurusan Masjid

Bagan struktur organisasi masjid setidaknya terdiri dari penasihat, ketua, sekretaris, ketua bidang idarah, imarah, ri’ayah, dengan jumlah pengurus disesuaikan dengan volume pekerjaan yang ada.

Masa bakti takmir masjid dapat berkisar antara 2-4 tahun dan paling lama 5 tahun, di akhir jabatan takmir masjid harus melakukan laporan pertanggungjawaban.

Mekanisme pemilihan takmir masjid dapat dilaksanakan setelah sholat jumat maupun sholat yang lain dimana jamaah banyak yang datang. Metode yang dipakai yaitu dengan dilakukan musyawarah antara jamaah masjid.

Seyogyanya pengurus yang hendk dipilih berdomisili di sekitar masjid.

Dalam pengorganisasian pengurus harus ada kejelasan serta mengikitsertakan di dalamnya jamaah secara lebih luas dengan mengingat batas keahlian dan kemampuan yang disertakan.

Secara umum, tugas dari masjid sekurang kurangnya yaitu;

Pertama – membina organisasi serta administrasi yang disebut dengan idarah. Tugas ini mencakup permasalahan organisasi, kepengurusan, personalia, perencanaan, perlengkapan sarana prasarana, adminisitrasi keuangan dan yang berkaitan semua dengan yang telah disebutkan.

Kedua – membina kemakmuran atau disebut dengan imarah. Tugas ini mencakup bidang pembinaan dalam ibadah, pembinaan pendidikan formal nonformal di lingkungan masjid, pembinaan pemuda remaja wanita, perpustakaan, PHBI dan pembinaan ibadah sosial.

Adapun bagan struktur organisasi pengurus masjid sekurang kurangnya sebagaimana gambar bagan dibawah ini.

Administrasi

Yang disebut dengan administrasi masjid yaitu kegiatan mencatan serta mendokumentasikan pekerjaan untuk mengetahui secara pasti pekerjaan dan keadaan yang sedang berjalan dan akan dilakukan, mengevaluasi kemajuan serta riwayat sejarah perkembangan masjid.

Adapun tujuan dari administrasi masjid yaitu;

• Masjid terawat dengan baik dan terjaga kebersihannya selalu;
• Kegiatan organisasi dan administrasi masjid berjalan dengan baik dan lancar;
• Pelaksanaan ibadah dapat dilakukan dengan baik;
• Program pendidikan dan sosial berhasil sesuai dengan rencana.

Pengadministrasian jamaah – adapun yang dimaksud dengan administrasi jamaah yaitu kegiatan pencatatan data jamah tetap dan tidak tetap yang tinggal disekitar masjid dan secara tetap atau sewaktu waktu hadir di masjid baik pada saat kegiatan sholat rawatib maupun sholat jumat. Administrasi ni memuat data kehadiran, jumlah jamaah, nama jamaah, pekerjaan, keahlian serta latar belakang pendidikannya yang dicatat pada buku besar.

Administrasi surat menyurat – yaitu kegiatan pencatatan serta penyimpanan atau pengarsipan surat keluar masuk yang dilakukan oleh pengurus masjid dengan isitem data kearsipan diamis dengan tata cara sebagaimana dibawah ini;

• Surat hendaknya ringkas, padat, tidak perlu memakai banyak kalimat, cukup 2 alinea atau lebih tergantung isi surat;
• Model surat tidak dipentingkan, yang diutamakan adalah mengungkap masalah dengan jelas;
• Surat diberi nomor dalam rangka kemudahan menyimpan kode surat tergantung masing – masing sesuai dengan keperluan surat;
• Surat minimal dibuat dua eks, yang satu untuk arsip guna keperluan pengecekan di kemudian hari;
• Semua surat yang diterima atau dikirim harus tercatat;
• Semua surat disimpan dalam map snelchechter atau ma ordner agar mudah mengambil kembali di lain waktu;

Jurnal masjid – adalah ikhtisar dari kegiatan masjid, baik oleh pimpinan, bidang bidang atau siapapun di lingkungan pengurus takmir masjid.

Manfaatnya yaitu suatu rekaman kegiatan dalam rangka bahan evaluasi dilain waktu.

Jurnal juga bermanfaat untuk penyusunan laporan bagi pengurus masjid.
Berikut gambar contoh ikhtisar kegiatan.

Administrasi Khatib – Administrasi khatib merupakan bagian dari administrasi kemasjidan yang menjadi tugas dari sekretaris. Dalam pelaksanaan tugas dimaksud dibagi tugas antar sekretaris. Kegiatan administrasi dapat dilaksanakan pada jam jam tertentu setelah pelaksanaan sholat jumat, atau sore hari maupun berbagai kesempatan. Adapun administrasi khatib meliputi;

• Daftar khatib yang terdiri dari nama dan jadwal khatib untuk setiap minggu selama satu tahun. Setiap bulan daftar ini diumumkan pada papan pengumuman utamanya nama khatib yang berkhutbah pada hari tersebut.
• Tema atau judul khutbah yang disusun selama satu tahun untuk menghindarkan khatib tidak membahas tema yang sama dengan khatib yang lainnya.

Administrasi perlengkapan – Administrasi perlengkapan masjid dibuat dalam bentuk daftar inventaris barang barang dalam rangka kemudahan pengontrolan serta pemeliharaan,

Barang barang yang menjadi perlengkapan masjid dalam pengadaannya diprogramkan dengan metode berangsur, baik melalui dana dari masjid maupun masyarakat, yang diantaranya adalah;

• Gedung kantor ataupun ruangan
• Komputer laptop
• Printer alat cetak
• Pengeras suara
• Alat perkantoran;
• Papan tulis;
• Papan pengumuman;
• Papan nama khatib sholat jumat;
• Kamera;
• Papan nama masjid;
• Meja kursi untuk bekerja;
• Meja dan kursi tamu;
• Pesawat telfon dan alat komunikasi lainnya;
• Buku, kepustakaan, majalah, surat kabar;
• Penyimpanan surat kabar;
• Mimbar;
• Perlengkapan peralatan sholat;
• Keranjang sampah dan lain lain.

Berikut adalah gambar contoh Daftar Inventaris :

Keuangan

Pengelolaan keuangan mencakup pengadaan uang, pembelanjaan yang tepat dan administrasi keuangan yang baik.

Tujuan pengelolaan keuangan yaitu dalam rangka menumbuhkan kepercayaan antar pengurus masjid dengan masyarakat sehingga orang terdorong untuk senang beramal melalui masjid.

Uang masjid merupakan amanat sehingga dalam penggunaannya dipergunakan prinsip kehati hatian berdasarkan rencana yang sungguh sungguh dan jelas serta nyata guna kemanfaatan masjid dan umat.

Prinsip prinsip umum dalam pengelolaan keuangan masjid adalah;

• Pos Pengeluaran hendaknya dibuat setiap awal tahun anggaran menjadi suatu anggaran pendapatan dan belanja masjid ( APBM ) yaitu suatu program yang menyangkut program pemasukan serta pengeluaran uang;
• Anggaran belanja masjid dibuat dengan dasar program masjid, maksudnya kegiatan apapun yang akan dilaksanakan masjid dalam satu tahun yang akan datang;
• Tahun anggaran masjid dapat dimulai pada bulan Muharram sampai dengan dzulhijjah atau menyesuaikan dengan kondisi dan situasi.

Dalam administrasi keuangan tedapat pos pos pengeluaran masjid yang tidak termasuk dalam anggaran pengeluaran rutin yang diantaranya adalah;

• Pemeliharaan dan pembangunan fisik;
• Pembinaan peribadatan;
• Pembinaan pendidikan;
• Pembinaan sosial;
• Pembinaan organisasi dan administrasi.

Segala pemasukan serta pengeluaran hendaknya dilakukan pencatatan pada buku kas setiap terjadi transaksi. Buku kas mestinya terbuka dan dapat dikontrol oleh pengurus bahkan jamaah masjid. Buku kas tiap bulan ditutup dan ditandatangani oleh bendahara dan ketua takmir masjid.

Khatib sholat jumat diberikan honor yang besaran anggaran menyesuaikan dengan kelaziman lingkungan guna pembelian buku majalah kitab yang diharapkan khatib mempersiapkan diri pada waktu menjadi khatib atau melakukan ceramah.

Pedoman umum dalam pengeluaran anggaran yaitu;

• Semua pengeluaran hendaknya menggunakan tanda terima atau kwitansi;
• Pembelian barang dari luar, selain kwitansi juga menyertakan faktur tanda pembelian dari toko;
• Pengeluaran kurang dari seratus ribu menggunakan materai Rp. 3000,- dan diatas 100 ribu menggunakan materai 6 ribu.
• Pengeluaran semestinya sesuai dengan program yang telah dirancang. Pembelian yang diinginkan akan tetapi tidak masuk dalam program mestinya dimasukkan dalam program bulan selanjutnya, pengecualian kebutuhan yang nyata mendesak.
• Semua bukti pengeluaran semestinya disimpa n dalam file tersendiri yang setiap saat dapat di kontrol;
• Uang tunai ada baiknya disimpan dalam brankas pada kantor atau disimpan pada bank, tidak disarankan disimpan dirumah karena berbahaya resiko pencurian kebakaran dan mudah terjadi fitnah;
• Uang kas tidak dapat dipinjamkan baik kepada pribadi pengurus masjid atau jamaah;
• Semua kwitansi memiliki nomor tersendiri.

Tromol dan pengumuman keuangan dibuat beberapa buah dan diberikan nomor. Diusahakan memiliki bentuk yang baik dan nyaman dipandang, terkunci dan suaranya tidak mengganggu jamaah. Pembukaan tromol mestinya disaksikan beberapa orang dan segera setelah pelaksanaan sholat jumat berlangsung. Selesai penghitungan dibua berita acara atau pencatatan pendapatan yang diberi tanda tangan orang dan menjadi bukti pemasukan uang dalam buku kas.

Pengumpulan tromol atau penerimaan lainnya ditulis dengan jelas dan ditandatangani guna diumumkan kepada jamaah.

Pengawasan

Pengawasan adalah salah satu dari fungsi idarah yang sangat penting. Keseluruhan perencanaan, pelaksanaan kegiatan organisasi kepengurusan administrasi dan keuangan harus ada pengawasan.

Pelaksanaan dari pengawasan ini dapat dilakukan oleh pengawas khusus atau langsung dari ketua takmir masjid. Pengurus secara keseluruhan juga harus mengadakan pengawasan secara menyeluruh dan terus menerus.

Itulah tentang pelaksananaan bidang idarah dalam manajemen masjid yang diambilkan dari Keputusan dirjen Bimis. Wassalamu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh.